Home » Blogs » mrconsul's blog

Золотые правила тайм-менеджмента

Рабочее время — работе. Этот устаревший советский призыв, казалось бы, потерял свою актуальность, а между тем ежедневно множество людей тратит уйму времени на совершенно ненужные дела, такие как задания, выполнение которых не входит в их обязанности, поиски нужной в данный момент бумаги и т. д. Результат же подсчета потерянного времени может неприятно удивить и даже шокировать. Попробуйте умножить его на количество рабочих дней — и вы поймете, почему до сих пор, к примеру, не получили продвижения по службе, не реализовали бизнес-идеи, не заработали желаемый миллион.

Работоспособность человека в разное время различна. Повысить эффективность деятельности можно, учитывая потраченное время. Собранная статистика поможет увидеть, как на самом деле тратятся отпущенные часы.

Так как человек легко забывает время, потраченное на неважные задачи, не стоит использовать память в качестве инструмента для сбора статистики. Ведение учета деятельности на протяжении нескольких дней покажет, на что тратится время и какие моменты наиболее продуктивны.

После учета активности на протяжении нескольких дней необходимо проанализировать полученную информацию. Наверняка окажется значительным количество времени, расходуемое на низкоприоритетные задачи. Также можно заметить особую активность в какой-то одной части дня и пассивность в другой. Учет потраченного времени даст основу для экспериментов.

Результаты анализа должны помочь сэкономить драгоценное время, которое можно потратить на более важные дела. К примеру, можно устранить работу, за которую работодатель не платит. Это могут быть задачи, которые должен выполнять в  организации кто-то другой, или персональные задачи, такие как чтение и написание электронных писем, не связанных с работой, или посещение форумов и сайтов. Запланируйте самую трудную и длительную работу на тот период дня, в который вы максимально эффективны. В результате работа будет сделана лучше и на ее выполнение уйдет гораздо меньше времени.

Правило Парето
Составить список дел достаточно просто, а вот расставить приоритеты — сложнее. В основе методов расстановки приоритетов лежит знаменитое правило Парето: 20 % всех дел дают 80 % всех результатов, и наоборот. Необходимо концентрировать внимание на тех делах, которые входят в эти 20 %, и именно их относить к разряду важных.

Все дела можно распределить на несколько категорий:
— Важные и срочные. Если в списке присутствуют задачи, которые можно отнести к данной категории, их нужно выполнять немедленно. Нужно стараться не допускать превращения важных дел в срочные.
— Важные и несрочные. Эти задачи связаны с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто «важные и срочные» дела появляются из-за пренебрежения «важными и несрочными» делами.
— Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела категории № 1. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно «неважные и срочные» дела создают атмосферу непрерывного аврала, суматохи.
— Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая тем самым наиболее продуктивные рабочие часы.

Одно из важнейших навыков в тайм-менеджменте — умение отделять важные дела от маловажных. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать.

Кому не страшен кризис

Рабочее время — это действительно деньги, и организации тратят его по-разному. Рост безработицы и сокращения персонала заставляет сотрудников бороться за вакантную должность. В этих условиях оптимизация рабочего времени становится особенно актуальной.

Есть люди, которые несут сверхурочные часы, как знамя, несмотря на то что задержки после работы не всегда обоснованы. В одном из рекламных агентств помощник заведующего одного из отделов приходила на работу в 8:00 и не уходила оттуда до 20:00, в то время как другие оставляли свои рабочие места по графику в 17:30. Однако сверхурочные приходилось брать не из-за обилия работы. На протяжении рабочего дня помощник заведующего столько времени проводила за телефонными разговорами с друзьями и наблюдением за другими сотрудниками, что ей приходилось задерживаться на работе допоздна только для того, чтобы сделать ту работу, которую остальные делали в рабочее время.
Если рабочее время посвятить одной задаче и не отвлекаться на других сотрудников или интернет-серфинг, можно справиться с насущными задачами за разумное время.

Советы «бывалых»

Управление временем — способность, которую многие начинают развивать лишь по необходимости. При этом в большинстве случаев оказывается, что довольно трудно избавиться от укоренившихся дурных привычек и использовать этот ценный навык на сто процентов. Вот несколько полезных советов, которые помогут научиться эффективно управлять своим временем.

Заведите ежедневник. В суматохе повседневной жизни часто забываются важные дела. С помощью ежедневника можно структурировать отдаленные планы и рационализировать текущие дела. По возможности записывайте все свои дела. Всегда носите с собой ежедневник или записную книжку. Для планирования предстоящих дел можно использовать время вынужденного бездействия. По пути на работу или домой, как и в другое незанятое время, обдумывайте свои планы на текущий или следующий день.

Концентрируйтесь на одном деле. Человеческий мозг работает более эффективно, когда он сосредоточен на чем-то одном. Старайтесь не откладывать дела под разными предлогами. Пытаясь повысить результативность деятельности и сэкономить время, старайтесь избегать промедления — главного врага продуктивности.

Устанавливайте сроки выполнения задания. Так вы не только сбережете время и повысите результативность своей работы, но также будете иметь резервное время.

Перекладывайте обязанности. Довольно часто люди берут на себя больше, чем могут выполнить. Переоценка своих способностей часто приводит к переутомлению и избыточной загрузке человека работой. Работайте в группе. Это прекрасный способ увеличения средней производительности членов группы.

Источник: http://www.real-business.ru

Автор: Александр Мезенцев