Маркетинговое агентство Life-Marketing

Оксана Алексеевна Клименко - ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту, руководитель направления «Управление проектами» компании «Just Consulting» (г. Москва)

Зачем он нужен

Рано или поздно, многие руководители задумываются о том, как организовать систему управления проектами именно в своей компании. При этом создание проектного офиса является одной из актуальных задач. Почему?

Как известно, в компании одновременно идет не один проект, а несколько (или много), и при определенном уровне зрелости управлять множеством проектов становится сложно. Кроме того, проекты могут быть разно направленными (например, внедрение нового IT – обеспечения, строительство нового объекта и т.д.). Часто возникают трудности с распределением человеческих ресурсов, так люди одни, а проектов, в которых они участвуют, - много; из-за этого возникают перегрузки. Предоставляемые руководству отчеты по проектам либо содержат недостаточно информации для принятия управленческих решений, либо излишне много. Независимо от того, внедряете ли Вы в настоящее время у себя в компании систему управления проектами, или только собираетесь познакомиться с проектным подходом к управлению, - у Вас, наверное, возникают вопросы: кто и как будет управлять всем этим «зоопарком» проектов? Нужны люди, процедуры и механизмы, специальные методы и инструменты. Офис Управления Проектами как раз и позволяет решить эти задачи.

Проектный офис и проектный комитет

Для начала давайте рассмотрим, чем отличаются Проектный Офис и Проектный Комитет (или Комитет по проектам). Проектный Комитет – это совещательный орган, существующий в компании для принятия решений по проектам. В состав Проектного Комитета могут входить представители высшего руководства, функциональные руководители, менеджеры проектов. Комитет собирается с определенной периодичностью (раз в месяц, в неделю – в каждой компании этот период устанавливается, исходя из особенностей бизнеса и модели системы управления проектами). Заседания Проектного Комитета проводятся как управленческие совещания: готовятся вопросы в Повестке дня,  в ходе совещания принимаются решения, которые затем фиксируются в Протоколах и являются обязательными к исполнению. Именно Проектный Комитет решает, какие проекты будут реализованы в компании, определяет их приоритеты, утверждает планы и графики проектов, распределяет бюджет по проектам, принимает отчеты и осуществляет контроль по достижению целей проектов и соответствию их стратегическим планам компании.

В отличие от Комитета по проектам, проектный офис является подразделением компании и служит для тактического и оперативного управления проектами.

Разновидности проектных офисов

Существует несколько названий проектного офиса, которые зависят, прежде всего, от тех целей, для которых офис организуется.

• Проектный Офис (ПО) – это временное подразделение, которое создается в компании для одного конкретного проекта. Предположим, Вы решили внедрить новое программное обеспечение в масштабе всей компании. Проекты автоматизации по времени могут занимать от нескольких месяцев до года и более. Для этой цели организуется проектный офис, который решает все задачи по реализации данного проекта и будет расформирован по его завершению.
• Офис Управления Проектами (ОУП) - это подразделение компании, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов (PMBok Guide. Third edition). Это наиболее распространенное название в его классическом варианте, и в мире 59% всех проектных офисов называются именно так. При внедрении системы управления проектами в компании, где проекты являются основным видом деятельности (например, девелоперские, строительные, инжиниринговые, IT – компании и т.п.), такой проектный офис наиболее эффективен. Другое название, также часто встречающееся в компаниях, - это центр управления проектами (ЦУП).
• При достаточном зрелом уровне управления проектами в крупных корпорациях организуют Офисы Управления Проектами и Программами (ОУПП). В мире около 12% проектных офисов существуют с таким названием.  

Выбирая модель проектного офиса следует обращать внимание на цели и задачи его создания. В зависимости от уровня зрелости проектного менеджмента, различают несколько видов офиса управления проектами.     

1. «Хранилище информации». Служит для сбора информации о проведенных проектах, накапливает опыт и формирует базу знаний по проектам для последующего применения. По сути такой проектный офис является подобием архива по проектам.
2. «Скорая помощь». Название данного вида не случайно, ведь такой офис управления проектами служит сервисным центром ответов на вопросы, возникающие у руководителей проектов, кураторов, администраторов и других участников проектной деятельности в компании. Главная задача – это найти и дать нужную информацию.
3. «Наставник». Предназначен для распространения предыдущего опыта реализации проектов компании на другие проекты, доведения методологии до сотрудников, организации обучения персонала методам и инструментам в области управления проектами.
4. «Управляющий». Такой проектный офис достаточно «продвинутый» и служит настоящим центром управления проектами. В его задачу входит:

• определение содержания каждого проекта,
• планирование и распределение ресурсов,
• контроль графиков исполнения проектов,
• контроль исполнения бюджетов проектов,
• оценка допущений, предположений, рисков.

1. «Интегрированный».  Его основными задачами в компании являются:

• применение единой методологии  для определения приоритетов проектов,
• единые принципы объединения проектов в Программы,
• координация управления на уровне Программ проектов,
• постоянное совершенствование и развитие корпоративной методологии управления проектами,
• обучение и повышение квалификации персонала, участвующего в проектной деятельности, по мере необходимости – для разных групп участников проектных команд.

Как правильно организовать офис управления проектами в компании

Прежде всего, есть несколько вопросов, над которыми стоит задуматься.

• Насколько высока со стороны высшего руководства поддержка проектного менеджмента в целом и создания офиса управления проектами в частности?
• Каков уровень зрелости проектного менеджмента в компании?
• Какой тип ОУП нужен Вашей компании на данном этапе?
• Насколько хорошо налажено взаимодействие между руководителями разных подразделений компании?
• Что является самым проблемным полем в организации?
• Кто будет потребителем услуг офиса управления проектами?

В любом случае, создаете ли Вы систему управления проектами самостоятельно или с привлечением консультантов, для эффективной работы Вам необходим офис управления проектами. Для его создания нужно:

• сформулировать цели и задачи, выбрать соответствующий вид ОУП
• определить его место в организационной структуре
• прописать взаимодействие с потребителями услуг  - подразделениями компании и внешними Заказчиками
• разработать орг. структуру (ключевые участники проектного офиса)
• организовать работу Проектного Комитета.

Тогда ОУП действительно будет центром управления проектами, способным решать все поставленные задачи и достигать стратегических целей компании.