Маркетинговое агентство Life-Marketing

Регламент проведения работ по Аудиту Торговых Точек, (Retail audit) для «__________»

Агентство Life-Marketing специализируется на решении задач розничного мониторинга торговых точек, ценового мониторинга, проведения акций «тайный покупатель».

Ниже представлен типовой регламент работ по аудиту торговых точек, используемый в работе компании.

1. Термины и определения.

1.1 Аудит (торговых точек, розничный аудит, розничный мониторинг) – мероприятия, направленные на сбор данных о наличии товаров на торговых точках (магазинах, супер/гипермаркетах) и о ценах на товары определенной товарной номенклатуры и Категории

1.2 Аудитор торговых точек (розничный аудитор) [Тайный покупатель] – лицо, проводящее аудит торговой точки.

1.3 Диспетчер (контролер) – лицо, осуществляющее ввод данных о наличии товаров на торговых точках по результатам аудита в электронную таблицу отчета.

1.4 Договор – юридические документ (соглашение), оговаривающее взаимоотношение сторон и предмет договора.

1.5 Дополнительное соглашение (Приложение) – Соглашение, уточняющее параметры Аудита и дополняющее соглашения Договора

1.6 Заказчик – лицо (представитель стороны по договору), определяющее параметры аудита, и принимающее отчет по результатам аудита

1.7 Отчет [матрица] – документ в виде электронной таблицы в формате MS Excel, отражающий по вертикали и горизонтали SKU и ТТ

1.8 Регламент [проведения Аудита] – настоящий документ

1.9 Руководитель проекта (координатор) – представитель Исполнителя (одну из сторон договора) по Договору, осуществляющий всю работу по проекту аудита торговых точек:

· согласование Договора и других регламентирующих работу по мониторингу торговых точек документов,

· контролирующий работу Аудиторов и взаимодействие Аудиторов и Контролера

· лицо, взаимодействующее с Заказчиком и сдачу работ Заказчику

1.10 Торговая точка (ТТ.) – место проведения аудита (магазин, супер/гипермаркет, торговый павильон)

1.11 Фейс [фейсинг] — продукт, выложенный по полке и стоящий к нам лицом.

1.12 SKU — Единица продукции (артикул) входящая в список продуктовых групп или торговых марок Аудита.

1.13 Адресная программа – перечень адресов Торговых точек (ТТ), где проводится Аудит. Адресная программа может быть предоставлена Заказчиком или формируется Аудитором по согласованию с Координатором по заданным критериям (структура, объем, география и т.п.).

1.14 Форматы – формат (тип) Торговых точек. Обычно разделяется на Гипермаркеты, Супермаркеты, Магазины у дома, Торговые павильоны (палатки).

1.15 Каналы - Каналы сбыта продукции. Например, Оптовые или розничные офисы продаж, Специализированные магазины, Универсальные магазины

1.16 Глубина аудита - % или количество SKU для мониторинга в каждой изучаемой товарной группе.

1.17 Товарная группа (подгруппа) – Разделение товаров на группы. Пример: Крепкий алкоголь (коньяк, бренди, водка) и.т.д.

1.18 Категория – Разновидность продукта (Продукт Заказчика и Конкурентов: Алкоголь, безалкогольные напитки, пиво).

2. Порядок подготовки к аудиту торговых точек (Retail audit)

2.1 Руководитель проекта (координатор) или лицо, выполняющее его роль, получает от Заказчика запрос на проведение Аудита.

2.2 Координатор в течение _____ рабочих дней с момента получения запроса, подготавливает контрольные вопросы Заказчику, с целью выявления параметров Аудита (номенклатура, торговые точки, необходимые данные для сбора, дополнительные данные для фиксации, форматы отчетных данных) и направляет Заказчику по электронной почте.

2.3 После получения параметров для Аудита, Координатор в течении двух дней подготавливает Договор, Дополнительное соглашение, Регламент проведения Аудита и направляет его заказчику на согласование.

2.4 Координатор проводит всю необходимую переписку с Заказчиком по электронной почте, телефонные переговоры, встречи с заказчиком в процессе согласования Договора, Дополнительного соглашения, Регламента, Отчета и других необходимых документов.

2.5.1 После окончания процедуры согласования Договора, Дополнительного соглашения, Регламента, Отчета и других необходимых документов, стороны подписывают их. Координатор подготавливает (проводит тренинг) Аудиторов, проводит ознакомление их с номенклатурой Заказчика, включая совместный ознакомительный визит на одну из торговых точек. В процессе подготовки Аудиторов может принимать участие Заказчик (по предварительному запросу и согласованию с Координатором).

2.5.2 После окончания процедуры ознакомления с номенклатурой по средствам каталогов или/и на торговой точке, Координатор и Аудиторы должны ознакомится с расположением торговых точек, их точными адресами и временем работы.

2.6 После процедуры подготовки Аудиторов составляется план Аудита, включающий в себя распределение по срокам визита Аудиторов, торговые точки с учетом их территориального расположения. С помощью «Яндекс. Карты» готовятся маршрутные листы для аудиторов и указывается время посещения.

3. Порядок проведения аудита торговых точек (розничный мониторинг)

3.1 Получив маршрутные листы, Аудиторы выезжают на торговые точки. К моменту первого выезда Договор должен быть подписан и Заказчик должен внести предоплату за Аудит.

3.2 Добравшись до ТТ, Аудитор уведомляет Диспетчера (Координатора) об этом факте визита звонком с мобильного телефона или по средствам SMS

3.3.1 Контролер перезванивает Аудитору на мобильный телефон. ИЛИ

3.3.2 ИЛИ Координатор только фиксирует факт прибытия Аудитора на ТТ и не перезванивает Аудитору

3.4.1 Аудитор производит осмотр места выкладки товара (перечня номенклатуры), диктует контролеру по телефону цены и сообщает о наличии товаров, а так же долю полки продукции Заказчика и конкурентов (количество фейсов), параметре выкладке товара, наличия POS материалов. ИЛИ

3.4.2 ИЛИ Аудитор производит осмотр места выкладки товара (перечня номенклатуры), диктует на диктофон (встроенные в телефоне или отдельное устройство) цены и сообщает о наличии товаров, а так же долю полки продукции Заказчика и конкурентов (количество фейсов), параметрах выкладке товара, наличия POS материалов.

3.5 Перед началом аудита или после его окончания Аудитор делает фотографический снимок входа в магазин и/или места выкладки товара с помощью камеры мобильного телефона. Снимок необходимо сделать незаметно для служащих ТТ.

4. Порядок подготовки отчета

4.1.1 Координатор вводит сообщаемые данные в электронную таблицу (Матрицу учета) под диктовку Аудитора ИЛИ

4.1.2 ИЛИ ввод данных в электронную таблицу (Матрицу) делает сам Аудитор, прослушав надиктованные данные с диктофона.

4.2 Координатор ежедневно собирает данные с Аудиторов, объединяя их в сводный отчет, в случае, если аудит проходит в варианте указанные в пунктах 3.3.2, 3.4.2 и 4.1.2, использовав информацию о факте поседения ТТ Аудитором согласно пункту 3.3.2 настоящего регламента. Задержка в сдаче отчета от Аудитора Контролеру не должна превышать 1 рабочий день.

4.3 Координатор контролирует ход Аудита, регулярно получая информацию от аудитора и Контролера. При необходимости, проверяет факты визитов Аудиторов, сверяя планы с данными Контролера и совершая контрольные звонки Аудитору.

4.4 Координатор предоставляет промежуточные данные Заказчику, если это требуется по заключенному соглашению.

5. Порядок сдачи работ

5.1 Координатор пересылает заполненный Отчет (Матрицу) Заказчику по электронной почте на адрес, указанный в Договоре.

5.2 Периодичность сдачи промежуточного отчета может оговариваться как в дополнительном соглашении к Договору, так и являться устной договоренностью.

5.4 Координатор отправляет итоговый Отчет (Матрицу) и передает акт сдачи-приемки работ не позднее 2 рабочих дней с момента даты окончания аудита, зафиксированного в Дополнительном соглашении.

5.5 Заказчик передает Координатору подписанные акт сдачи-приемки работ не позднее 5 рабочих дней с момента сдачи по электронной почте итогового Отчета.

6. Периодичность Аудита и задействованные в Аудите лица

6.1 Аудит может проводиться разово, но, как правило, заказывается периодически.

6.2 При проведении периодического Аудита требуется проводить полную подготовку согласно пункту 2 настоящего регламента, даже в случае, если состав группы Аудита входят те же Аудиторы, Контролер и Руководитель проекта.

6.3 Лица, участвующие в Аудите, могут совмещать роли участников Аудита, за исключением роли Аудитора (Тайного покупателя) и Диспетчера (Контролера).

6.4 Настоящий документ является неотъемлемой частью договора и предоставляется заказчику для ознакомления с процессом Аудита.

6.5 Соблюдение Регламента является обязательным для всех участников Аудита.

6.7 Внесение изменений в регламент (а так же договор и дополнительное соглашение) производятся по согласованию Руководителя проекта с Заказчиком и осуществляются до начала Аудита.

6.8 Внесение изменений в настоящий документ в процессе проведения Аудита недопустимо.

7. Отчетность.

7.1 Аудитор по окончанию сбора данных заполняет Отчет (Матрицу).

7.2 После заполнения данных Матрица направляется Контролеру и Руководителю проектов.

7.3 Отчет по аудиту торговых точек и мониторингу магазинов предоставляется Заказчику Руководителем проектов с периодичностью, оговоренной Договором и Дополнительным соглашением